AI如何改變我的工作流程？高效工作不加班 - 2024/9/10直播分享會摘要

感謝有來參與2024/9/10(二)分享會的朋友
因有人來信反應那時段有事剛好無法參與
所以特地把影片跟會議摘要筆記放上來，給大家參考

觀看時間只到2024/9/13 24:00前，請大家把握時間觀看

分享會摘要

我平常怎麼使用AI？

我通常搭配 ChatGPT 和 Perplexity AI使用這兩款工具，因為它們各自有不同的專長，能互補我的需求。

ChatGPT 是一款生成式 AI，透過學習大量的資料來進行訓練。我們提出問題時，ChatGPT 會從訓練資料中搜尋並生成答案，但如果訓練資料存在偏差，它的回答也可能帶有偏差。

因此，我通常使用 ChatGPT 來進行文本處理、文案創意發想，或者幫助我修改潤飾文章。

但當我需要即時資訊、引用新聞或真實世界的統計數據時，我會使用 Perplexity AI。

簡單來說，Perplexity 就像是AI + Google 的結合。它同樣是基於生成式 AI 的模型，但會進一步上網搜尋資料，並幫你整理出一段總結（Summary）。更方便的是，Perplexity 還會附上資料來源，讓你可以點進去參考，非常實用。

畢竟，這可是連 AI 教父黃仁勳都推薦的軟體！

（唯一的缺點是 Perplexity 的名稱音節太多，有點拗口。）

我目前使用的是免費版，功能已經非常充足，夠我應付日常工作需求了。

案例一：接手陌生產業系統開發

我有提供專案管理顧問服務，這次的客戶來自國際物流產業。但實際上，在我過去的經驗中，我並沒有接觸過這個行業，所以這次專案面臨了幾個挑戰：

1.不熟悉國際物流產業的商業模式

2.需從零規劃完整的前後台系統

更麻煩的是，這個客戶並沒有內部的技術團隊，因此還需要尋找合適的外包廠商，面臨到以下額外的挑戰：

3.如何找到適合的外包系統廠商？

為了解決這些問題，我首先將問題丟給 ChatGPT，看看它能給我什麼建議。它提供的答案大致能幫我解決這三個挑戰。

針對國際物流的部分，我也使用 Perplexity AI，查詢最新的行業資訊，以獲取更即時的資料。就這樣，我很快就掌握了所需的資訊。

至於找外包廠商，我同樣透過 Perplexity 搜尋，並能直接找到他們的官網，方便聯繫。我輸入的關鍵詞是「有前後台系統開發經驗的外包廠商」，篩選出符合需求的團隊。

雖然有時 AI 的回答會不太準確，但只要持續追問或補充背景資訊，就能獲得更精確的答案。

你可以把它想像成你是老闆，AI 是員工，當員工交付的東西有需要修改的地方，你只需要清楚地指出問題，然後讓他進行調整（這感覺是不是很熟悉？）。

案例二：系統化產業知識的技巧

看到這邊大家可能會有疑惑：

Ｗhy系統化產業知識？對我來說有什麼Benefit? (Why晶晶體上身…)

現場問答大家都提供了很不錯的意見（想知道可以去看影片）

我自己認爲主要好處有兩個：

1.之後碰到類似產業的專案，就可以快速應用相關的經驗解決

我們在職場工作不要只是累積年資，也要累積相對應的知識跟經驗

2.換工作面試時，這些就是你的談資，讓面試官印象深刻

這對產品經理、管理者職位的工作來說，又更加重要

每次接觸一個新產業、做完相關專案，可以整理以下項目：

深入瞭解產業背景

• 目前市場總規模與成長趨勢
• 競品分析與市占率
• 上中下游廠商

了解流程

• 分為用戶流程、資料流、錢流，甚至物流
• 可繪製流程圖幫助理解

分類&模組化

• 思考複雜的流程中又有哪些分類&模組功能
• 如：前台用戶註冊、付費、訂單查詢等模組，後台帳戶管理、帳務...等功能

以我處理的國際物流專案為例，在與客戶開會的過程中，他們介紹了公司商業模式、流程等各項資訊。

為了確保不遺漏重要細節，我首先使用了 Litok App，只要在會議開始時按下按鈕，整個會議內容就會自動記錄下來，並生成逐字稿，讓我之後可以方便地回顧。

會議結束後，我會把 會議逐字稿、從 Perplexity 和 Google 找到的資料，以及我做的相關筆記，一起丟進 ChatGPT。透過 AI 的幫助，我可以將這些資料按照之前提到的三個結構進行分類整理。

這樣一來，我能快速將客戶的需求和市場信息整合起來，並且能更有效率地進行下一步的專案規劃。最後，我會將整理好的資訊存入我的筆記軟體，變成一個完整的知識庫，供日後參考和運用。

案例三：自動化工作流程的挑戰

在這個案例中，我想分享我在工作中遇到的自動化挑戰，並說明我是怎麼解決這些問題的。

1. 直播分享會通知信自動化排程

首先，是我在工作中遇到的挑戰之一，就是直播分享會的報名通知信提醒與寄送。為了提醒參加者不會錯過活動，我會在兩天前、一天前、三小時前，以及活動開始前各寄一封提醒信。這些信件必須提前安排自動化排程處理，否則手動寄送會非常耗時，而且容易出錯。

2. IG訊息大量回覆的自動化

再來是 IG 上大量訊息的回覆與私訊管理。像我有一支 Reels 貼文大概有 100 到 200 個留言，如果要靠人工回覆，真的會讓我沒時間處理其他工作或寫文章了。因此，這部分也需要自動化來幫我減輕工作量。

3. 企業客服案件的自動化挑戰

還有就是從客戶需求中發現的挑戰，很多企業需要應對大量的客服案件，這時如何利用 AI 自動化流程來處理變得很重要。這樣不僅能提高處理效率，也能減少人工操作的錯誤。

4. 整合不同軟體資料的自動化挑戰

最後一個挑戰來自於企業需要從不同軟體中整理資料的需求。這是一個相當耗時的過程，所以重點是如何節省人工操作的時間，並提升工作效率。這也是自動化解決方案要專注處理的問題之一。

市面上針對自動化流程的解決方案非常多，依照客製化程度低到高，我認為可以分成三大類：

針對特定需求/功能的自動化工具

這類工具通常操作簡單、功能專一，適合處理單一自動化需求。

例如，我現在使用的 EDM 軟體 ConvertKit，可以提前設定好通知信的發送排程，等到時間到了自動發送。

針對 IG自動回覆，我使用 Manychat，設定好後，當用戶在 Reels 或貼文下留言時，系統就會自動發送訊息並私訊用戶。

而在 AI 客服 需求方面，像是 Chatbase，可以幫助企業快速建立 AI 驅動的客服系統，通過訓練模型來回應客戶的常見問題，提升客服效率並減少人工負擔。

膠水工具：串聯不同軟體的中階自動化解決方案

當需要將不同的軟體系統進行整合和自動化時，就可以使用「膠水工具」來串聯這些系統。像是 Make、Zapier 和 n8n 等工具，它們能將不同應用程式或服務之間的工作流程自動化，例如將資料從一個系統傳送到另一個。

此外，這些工具還可以結合 ChatGPT，讓流程變得更加智能化。

例如，你可以將資料從一個 CRM 系統中取出，再透過 ChatGPT 進行分析，最後自動發送報告或通知給相關人員。

最高客製化程度：（和AI一起）寫程式

當自動化需求非常特殊或現成工具無法滿足時，最直接的解決方案就是自己編寫程式，完全根據需求進行自動化設計。

即使你不是工程師，也可以透過與 AI 協作來完成程式編寫。

例如：想在 Google 試算表中，打勾某幾個客戶名單後，系統可以自動從 Gmail 發送通知信，這可以跟AI一起寫Google App Script 達成。

如果你對 AI 的應用有興趣，或者想學習如何將 AI 工具實際運用到你的工作流程中，我誠摯邀請你參加我的 AI 應用課程。

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直播課程時間表：

• 2024/9/28 (六) 10 AM 台北時間
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• 2024/10/5 (六) 10 AM 台北時間
  用 AI 自動化繁瑣工作，提升工作效率！

• 2024/10/17 (四) 7 PM 台北時間
  讓 AI 成為你的學習助手，如何智能管理個人知識庫？

8 堂預錄課程涵蓋的內容：

• 提升資料搜集與整理效率：學習如何使用 AI 工具進行高效的資料搜集與整理，省時又省力。

• 簡報製作技巧：掌握製作簡報的訣竅，輕鬆摘要重點，並解決排版問題。

• 會議紀錄整理：快速、高效整理會議紀錄，特別是針對英文會議，減少繁瑣的工作量。

• 訪談逐字稿處理：使用 AI 工具快速生成訪談逐字稿，提升效率。

• 數據分析應用：學會用 AI 工具解讀數據，幫助你做出更準確的決策。

• 產品設計加速：提升產品設計靈感，快速製作 Flowchart 和 Wireframe，讓設計過程更加順暢。

• AI 工具應用技巧：掌握如何選擇並使用最適合的 AI 工具，並學會撰寫 Prompt 來精準提問。

• AI 軟體趨勢與發展（軟體產品經理必看！）：深入了解 AI 產品的最新趨勢，並了解在產品開發和技術實現中需要注意的事項。

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