--- title: "AI如何改變我的工作流程？高效工作不加班 - 2024/9/10直播分享會摘要" slug: 20240910aievent-2 url: https://school.shincreation.com/posts/20240910aievent-2 published_at: 2024-09-04 modified_at: 2024-09-18 author: "Dorothee" category: "文章分享" tags: ["最新消息"] access: public_access --- # AI如何改變我的工作流程？高效工作不加班 - 2024/9/10直播分享會摘要 By **Dorothee** - AI × 自動化流程設計顧問 & 講師 | 2024-09-04 感謝有來參與2024/9/10(二)分享會的朋友因有人來信反應那時段有事剛好無法參與所以特地把影片跟會議摘要筆記放上來，給大家參考觀看時間只到2024/9/13 24:00前，請大家把握時間觀看分享會摘要我平常怎麼使用AI？我通常搭配 ChatGPT 和 Perplexity AI 使用這兩款工具，因為它們各自有不同的專長，能互補我的需求。ChatGPT 是一款生成式 AI，透過學習大量的資料來進行訓練。我們提出問題時，ChatGPT 會從訓練資料中搜尋並生成答案，但如果訓練資料存在偏差，它的回答也可能帶有偏差。因此，我通常使用 ChatGPT 來進行文本處理、文案創意發想，或者幫助我修改潤飾文章。但當我需要即時資訊、引用新聞或真實世界的統計數據時，我會使用 Perplexity AI。簡單來說，Perplexity 就像是AI + Google 的結合。它同樣是基於生成式 AI 的模型，但會進一步上網搜尋資料，並幫你整理出一段總結（Summary）。更方便的是，Perplexity 還會附上資料來源，讓你可以點進去參考，非常實用。畢竟，這可是連 AI 教父黃仁勳都推薦的軟體！（唯一的缺點是 Perplexity 的名稱音節太多，有點拗口。）我目前使用的是免費版，功能已經非常充足，夠我應付日常工作需求了。 案例一：接手陌生產業系統開發我有提供專案管理顧問服務，這次的客戶來自國際物流產業。但實際上，在我過去的經驗中，我並沒有接觸過這個行業，所以這次專案面臨了幾個挑戰：1.不熟悉國際物流產業的商業模式2.需從零規劃完整的前後台系統更麻煩的是，這個客戶並沒有內部的技術團隊，因此還需要尋找合適的外包廠商，面臨到以下額外的挑戰：3.如何找到適合的外包系統廠商？為了解決這些問題，我首先將問題丟給 ChatGPT，看看它能給我什麼建議。它提供的答案大致能幫我解決這三個挑戰。針對國際物流的部分，我也使用 Perplexity AI，查詢最新的行業資訊，以獲取更即時的資料。就這樣，我很快就掌握了所需的資訊。至於找外包廠商，我同樣透過 Perplexity 搜尋，並能直接找到他們的官網，方便聯繫。我輸入的關鍵詞是「有前後台系統開發經驗的外包廠商」，篩選出符合需求的團隊。雖然有時 AI 的回答會不太準確，但只要持續追問或補充背景資訊，就能獲得更精確的答案。 你可以把它想像成你是老闆，AI 是員工，當員工交付的東西有需要修改的地方，你只需要清楚地指出問題，然後讓他進行調整（這感覺是不是很熟悉？）。 案例二：系統化產業知識的技巧看到這邊大家可能會有疑惑：Ｗhy系統化產業知識？對我來說有什麼Benefit? (Why晶晶體上身…)現場問答大家都提供了很不錯的意見（想知道可以去看影片）我自己認爲主要好處有兩個：1.之後碰到類似產業的專案，就可以快速應用相關的經驗解決我們在職場工作不要只是累積年資，也要累積相對應的知識跟經驗2.換工作面試時，這些就是你的談資，讓面試官印象深刻這對產品經理、管理者職位的工作來說，又更加重要 每次接觸一個新產業、做完相關專案，可以整理以下項目：深入瞭解產業背景目前市場總規模與成長趨勢競品分析與市占率上中下游廠商了解流程分為用戶流程、資料流、錢流，甚至物流可繪製流程圖幫助理解分類&模組化思考複雜的流程中又有哪些分類&模組功能如：前台用戶註冊、付費、訂單查詢等模組，後台帳戶管理、帳務...等功能以我處理的國際物流專案為例，在與客戶開會的過程中，他們介紹了公司商業模式、流程等各項資訊。為了確保不遺漏重要細節，我首先使用了 Litok App，只要在會議開始時按下按鈕，整個會議內容就會自動記錄下來，並生成逐字稿，讓我之後可以方便地回顧。會議結束後，我會把 會議逐字稿、從 Perplexity 和 Google 找到的資料，以及我做的相關筆記，一起丟進 ChatGPT。透過 AI 的幫助，我可以將這些資料按照之前提到的三個結構進行分類整理。這樣一來，我能快速將客戶的需求和市場信息整合起來，並且能更有效率地進行下一步的專案規劃。最後，我會將整理好的資訊存入我的筆記軟體，變成一個完整的知識庫，供日後參考和運用。 案例三：自動化工作流程的挑戰在這個案例中，我想分享我在工作中遇到的自動化挑戰，並說明我是怎麼解決這些問題的。1. 直播分享會通知信自動化排程首先，是我在工作中遇到的挑戰之一，就是直播分享會的報名通知信提醒與寄送。為了提醒參加者不會錯過活動，我會在兩天前、一天前、三小時前，以及活動開始前各寄一封提醒信。這些信件必須提前安排自動化排程處理，否則手動寄送會非常耗時，而且容易出錯。2. IG訊息大量回覆的自動化再來是 IG 上大量訊息的回覆與私訊管理。像我有一支 Reels 貼文大概有 100 到 200 個留言，如果要靠人工回覆，真的會讓我沒時間處理其他工作或寫文章了。因此，這部分也需要自動化來幫我減輕工作量。3. 企業客服案件的自動化挑戰還有就是從客戶需求中發現的挑戰，很多企業需要應對大量的客服案件，這時如何利用 AI 自動化流程來處理變得很重要。這樣不僅能提高處理效率，也能減少人工操作的錯誤。4. 整合不同軟體資料的自動化挑戰最後一個挑戰來自於企業需要從不同軟體中整理資料的需求。這是一個相當耗時的過程，所以重點是如何節省人工操作的時間，並提升工作效率。這也是自動化解決方案要專注處理的問題之一。市面上針對自動化流程的解決方案非常多，依照客製化程度低到高，我認為可以分成三大類：針對特定需求/功能的自動化工具這類工具通常操作簡單、功能專一，適合處理單一自動化需求。例如，我現在使用的 EDM 軟體 ConvertKit，可以提前設定好通知信的發送排程，等到時間到了自動發送。針對 IG自動回覆，我使用 Manychat，設定好後，當用戶在 Reels 或貼文下留言時，系統就會自動發送訊息並私訊用戶。而在 AI 客服 需求方面，像是 Chatbase，可以幫助企業快速建立 AI 驅動的客服系統，通過訓練模型來回應客戶的常見問題，提升客服效率並減少人工負擔。膠水工具：串聯不同軟體的中階自動化解決方案當需要將不同的軟體系統進行整合和自動化時，就可以使用「膠水工具」來串聯這些系統。像是 Make、Zapier 和 n8n 等工具，它們能將不同應用程式或服務之間的工作流程自動化，例如將資料從一個系統傳送到另一個。此外，這些工具還可以結合 ChatGPT，讓流程變得更加智能化。例如，你可以將資料從一個 CRM 系統中取出，再透過 ChatGPT 進行分析，最後自動發送報告或通知給相關人員。最高客製化程度：（和AI一起）寫程式當自動化需求非常特殊或現成工具無法滿足時，最直接的解決方案就是自己編寫程式，完全根據需求進行自動化設計。即使你不是工程師，也可以透過與 AI 協作來完成程式編寫。例如：想在 Google 試算表中，打勾某幾個客戶名單後，系統可以自動從 Gmail 發送通知信，這可以跟AI一起寫Google App Script 達成。 如果你對 AI 的應用有興趣，或者想學習如何將 AI 工具實際運用到你的工作流程中，我誠摯邀請你參加我的 AI 應用課程。 這門課程包含 3 堂直播課 和 8 個精心設計的預錄章節，讓你能全面掌握 AI 工具的實戰技巧。直播課程時間表：2024/9/28 (六) 10 AM 台北時間讓 AI 優化你的履歷與面試準備，輕鬆贏得職場機會！ 2024/10/5 (六) 10 AM 台北時間用 AI 自動化繁瑣工作，提升工作效率！ 2024/10/17 (四) 7 PM 台北時間讓 AI 成為你的學習助手，如何智能管理個人知識庫？ 8 堂預錄課程涵蓋的內容：提升資料搜集與整理效率：學習如何使用 AI 工具進行高效的資料搜集與整理，省時又省力。 簡報製作技巧：掌握製作簡報的訣竅，輕鬆摘要重點，並解決排版問題。 會議紀錄整理：快速、高效整理會議紀錄，特別是針對英文會議，減少繁瑣的工作量。 訪談逐字稿處理：使用 AI 工具快速生成訪談逐字稿，提升效率。 數據分析應用：學會用 AI 工具解讀數據，幫助你做出更準確的決策。 產品設計加速：提升產品設計靈感，快速製作 Flowchart 和 Wireframe，讓設計過程更加順暢。 AI 工具應用技巧：掌握如何選擇並使用最適合的 AI 工具，並學會撰寫 Prompt 來精準提問。 AI 軟體趨勢與發展（軟體產品經理必看！）：深入了解 AI 產品的最新趨勢，並了解在產品開發和技術實現中需要注意的事項。2024/9/27 24:00 前早鳥優惠價4,500元👉點擊這裡了解更多並報名 https://shincreation.kaik.io/courses/aitoolforpm別再錯過機會，現在就開始用 AI 重新定義你的工作流程！